Auf dieser Seite finden Sie eine Anleitung zu den Ansichten und Funktionen des LHP Personal-Dashboards. Weitere Informationen zum Aufbau der zugrunde liegenden Daten finden Sie auf dieser Seite:

→ Technische Daten-Dokumentation

Inhaltsverzeichnis

Zugang

Aktuell finden Sie das Personal-Dashboard unter folgendem Link:

→ https://lhp-dashboard.fh-potsdam.de/

Öffnen Sie den Link und wählen Sie anschließend aus der Liste Ihre Organisationseinheit aus. Es öffnet sich ein Login-Fenster, das Sie nach Anmeldedaten fragt. Nutzen Sie folgende Daten, um sich einzuloggen:

Nutzername
lhp

Passwort
Passwort für Ihre Organisationseinheit, das Ihnen per E-Mail mitgeteilt wurde

Beachten Sie, dass das Dashboard perspektivisch auf Server der Landeshauptstadt umgezogen wird und dann über einen neuen Link erreichbar ist. Sie werden rechtzeitig vor dem Umzug über die Umstellung informiert.

Zielsetzung

Das Personal-Dashboard bereitet vorhandene Daten zu Stellen, Ausschreibungen und Besetzungen auf, die aus der Loga-Software exportiert worden sind. Die quantitative Visualisierung der Daten sowie die Möglichkeit, Detailinformationen zu jeder Stelle einzusehen soll Führungskräfte der LHP in ihrer Personalplanung unterstützen.

Startansicht

Nach dem Einloggen gelangen Sie zur Startansicht des Dashboards. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine neue Analyse zu starten, Überblicks-Statistiken verschiedener Organisationseinheiten einzusehen sowie zuvor gespeicherte Analysen zu laden (hierzu mehr im Abschnitt »Speichern«).

Klicken Sie auf die Blöcke »Stellen« oder »Endende Verträge«, um eine neue Analyse auf Basis des jeweiligen Datensatzes zu starten. Zwischen Stellen und Verträgen können Sie später auch innerhalb der Analyse wechseln.

Innerhalb der Blöcke sehen Sie einige Überblicks-Statistiken zu Stellenbesetzungen, Ausschreibungen und Vertragsenden. Über das Dropdown-Menü »Alle Organisationseinheiten« können Sie die Organisationseinheit eingrenzen, auf die sich die Statistiken beziehen:

Beachten Sie, dass die Statistik »Besetzte Stellen« eine Annäherung ist und nicht exakt der offiziellen Stellenbesetzungsquote entspricht. Das liegt unter anderem daran, dass die Daten des Dashboards nicht exakt mit den Daten des Stichtags übereinstimmen, an dem die Stellenbesetzungsquote berechnet wird.

Grundlegende Analyseparameter

Mit dem Starten einer Analyse gelangen Sie zur Hauptansicht des Dashboards.

Neben einem Balkendiagramm und einer Tabelle setzt sie sich aus verschiedenen Eingabefeldern zusammen, mit denen Sie Ihre Analyse anpassen können. Zu diesen Eingabefeldern gehören am oberen Rand drei grundlegende Analyseparameter:

Datensatz (A) – Nutzen Sie diesen Schalter, um zwischen den Datensätzen »Stellen« und »Endende Verträge« zu wechseln, die Ihnen auch als Ausgangspunkte in der Startansicht zur Verfügung stehen.

Gruppierung (B) – Stellen Sie in diesem Menü ein, nach welchem Merkmal die Daten gruppiert bzw. kategorisiert werden. Dies hat sowohl auf das Balkendiagramm als auch auf die Tabelle eine Auswirkung, die in den folgenden Abschnitten vorgestellt werden.

Zeitspanne (C) – Grenzen Sie hier den Zeitraum ein, den Sie in der Analyse berücksichtigen möchten. Im Modus »Jahre« stehen Ihnen rechts zwei Schieberegler zur Verfügung, mit denen Sie Start- und Zieljahr einstellen können. Im Modus »12 Monate« wird Ihnen ein Schieberegler angezeigt, mit dem Sie den Start- und Endmonat eines vollen Jahres wählen können.

Balkendiagramm

Das Balkendiagramm unterhalb der Eingabefelder bildet eine der Kernansichten der Analyse. Es zeigt je nach gewählter Zeitspanne alle Stellen oder Verträge, die den aktuell eingestellten Parametern entsprechen. Jeder Balken ist entsprechend der gewählten Gruppierung in mehrere farbige Bereiche unterteit. Die Legende unterhalb des Diagramms schlüsselt auf, welche Farben zu welchen Kategorien gehören. Schraffierte Balken weisen Daten aus, die in der Zukunft liegen und prognostiziert sind.

In manchen Kombinationen von eingestelltem Datensatz und ausgewählter Gruppierung kommt eine weitere Unterteilung der Balken hinzu. In diesen Fällen werden durch eine blassere Farbe für jede Kategorie unbesetzte von besetzten Stellen unterschieden.

Wenn der Mauszeiger über einen Balken bewegt wird, erscheint ein schwebendes Fenster, das die Zahlenwerte innerhalb des Balkens exakt aufschlüsselt:

Tabelle

Während das Diagramm einen quantitativen Überblick bietet, listet die Tabelle unterhalb des Diagramms jede Besetzung bzw. jeden Vertrag auf, der den eingestellten Parametern entspricht. Sie besteht aus drei Spalten: der Stellenbezeichnung, einer Zeitleiste sowie einer dritten Spalte, die sich der aktiven Gruppierung anpasst.

Die Zeitleiste visualisiert über die eingestellte Zeitspanne hinweg den Besetzungsstatus jedes Eintrags. Dazu werden Abschnitte in unterschiedlichen Farben angezeigt, deren Bedeutung in der Legende oberhalb der Tabelle aufgeschlüsselt ist. Rote Ausrufezeichen stellen Handlungswarnungen dar und markieren Zeitpunkte, ab denen weniger als 12 Monate bis zum Vertragsende verbleiben.

Ist der Datensatz »Endende Verträge« aktiv, kommen in der Zeitleiste Symbole hinzu, die den Vertragsendegrund kennzeichnen:

Einige Funktionen erlauben es, die Anzahl der in der Tabelle sichtbaren Einträge anzupassen bzw. deren Sortierung zu verändern:

Nur aktuell besetzte Stellen / laufende Verträge (A) – Nutzen Sie dieses Kontrollkästchen, um zu entscheiden, ob Sie in der Tabelle alle Einträge angezeigt bekommen oder nur aktuell besetzte Stellen bzw. aktuell laufende Verträge sehen.

Suchen (B) – Tragen Sie in das Suchfeld einen Suchbegriff ein, um die aktuell sichtbaren Einträge danach zu filtern. Neben Stellenbezeichnungen können Sie in das Suchfeld auch Stellen- und Personalnummern eingeben, um schnell die zugehörigen Einträge zu finden.

Sortierung (C) – Klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um die Tabelle auf- oder absteigend nach der entsprechenden Spalte zu sortieren. Im Fall der Zeitleiste richtet sich die Sortierung nach dem Zeitpunkt des Stellen- bzw. Vertragsendes.

Wird hinter einem Wert in der Tabelle eine hinterlegte Zahl angezeigt, z.B. »+1«, weist dies darauf hin, dass sich der Wert über das Bestehen des Eintrags hinweg verändert hat. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zahl, um ein Popup-Fenster einzublenden, das frühere Werte und die Zeitpunkte der Veränderung nachvollziehbar macht. Gleiches trifft auf Werte innerhalb der Detailansicht zu, die im nächsten Abschnitt vorgestellt wird.

Detailansicht

Um die Detailansicht zu öffnen und allen Daten eines Eintrags zu inspizieren, klicken Sie in der Tabelle auf den entsprechenden Eintrag. Die ersten drei Abschnitte des sich öfffnenden Fensters zeigen die Stellenbezeichnung, Stellendaten sowie eine ausführlichere Ansicht der auch in der Tabelle sichtbaren Zeitleiste. Je nachdem ob eine Stelle bereits ausgeschrieben oder besetzt ist kommen darunter ggf. noch Abschnitte mit Ausschreibungs- und Personendaten hinzu.

Oberhalb jedes Zeitleistenabschnitts wird das genaue Datum einer Statusveränderung bzw. die Anzahl von Bewerbungen einer Ausschreibungsrunde markiert. Wenn sich mehrere dieser Markierungen überlagern, fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Abschnitte, um die zugehörigen Markierungen in den Vordergrund zu holen:

Neben dem Schließen der Ansicht ist auch das Navigieren zwischen Einträgen aus der Detailansicht heraus möglich. Dazu stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Wechseln zwischen Tabelleneinträgen (A) – Nutzen Sie die Vor- und Zurück-Buttons in der oberen rechten Ecke, um zu den vorherigen oder nächsten Einträgen der Tabelle zu springen.

Wechseln zwischen Besetzungen (B) – Klicken Sie die Buttons »Vorherige Besetzung« oder »Nächste Besetzung«, um die Abfolge von Besetzungen innerhalb einer Stelle nachzuvollziehen.

Für manche Einträge steht ein weiterer Abschnitt zur Verfügung, der Auskunft über Bildungsanforderungen und Stellenkategorien gibt. Beachten Sie, dass diese Daten unvollständig sind und können Fehler enthalten können, da sie auf einer KI-Auswertung von Anforderungsprofilen basieren.

Filter

Um die Daten einzugrenzen, auf denen eine Analyse beruht, können Filter aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf den Filter-Button oben links:

Die Filter-Seitenleiste öffnet sich, in der diverse Filter zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf einen Filter-Eintrag (A), um die darin zur Verfügung stehenden Werte auszuklappen. Über einen Klick auf einen Filter-Wert (B) wird dieser aktiviert – im gezeigten Beispiel zeigen Diagramm und Tabelle nun nur noch Einträge an, die aktuell ausgeschrieben sind bzw. im Fall der Tabelle auch in der Vergangenheit ausgeschrieben waren.

Mehrere Filter-Werte sowie unterschiedliche Filter-Einträge können beliebig miteinander kombiniert werden. Um alle Filter zurückzusetzen, nutzen Sie den Zurücksetzen-Button (C) in der oberen rechten Ecke.

Zwei Filter unterscheiden sich in ihrer Handhabung von den übrigen Filtern:

Organisationseinheit – Neben dem Aktivieren von Einträgen haben Sie die Möglichkeit, Einträge auch auszuklappen, um auf die Ebene von Bereichen und Arbeitsgruppen zu gelangen.

Vollzeiteinheiten – Nutzen Sie ähnlich zur Auswahl der Zeitspanne den Schieberegler, um einen Minimal- und Maximalwert an Vollzeiteinheiten einzustellen.

Vergleich

Während es Filter erlauben, die in der Analyse berücksichtigten Daten einzugrenzen, bietet der Vergleich die Möglichkeit, mehrere Werte eines Merkmals gegenüberzustellen und miteinander zu vergleichen.

Der Vergleich-Button befindet sich unterhalb des Filter-Buttons und öffnet ähnlich zum Filter die Vergleichs-Seitenleiste. Klicken Sie auf einen Vergleichs-Eintrag (A), um den Vergleich des entsprechenden Merkmals zu aktivieren und die zur Verfügung stehenden Werte anzuzeigen. Über einen Klick auf einen Filter-Wert (B) können Sie diesen Wert dem Vergleich hinzufügen bzw. ihn daraus entfernen. Für jeden aktivierten Wert werden im Diagramm individuelle Balken angezeigt.

Es können maximal fünf Werte gleichzeitig miteinander verglichen werden. Möchten Sie den Vergleich deaktivieren, nutzen Sie den Zurücksetzen-Button (C) in der oberen rechten Ecke.

Speichern

Sie können eine Analyse speichern und zu einem späteren Zeitpunkt zu ihr zurückkehren. Klicken Sie dazu innerhalb einer Analyse oben rechts auf den Speichern-Button, der anschließend zu einem »Gespeichert«-Indikator wird.

Nehmen Sie im Anschluss Veränderungen an der Analyse vor, müssen Sie das Speichern erneut auslösen, um die Veränderungen seit dem letzten Speichern zu übernehmen.

Alle gespeicherten Analysen werden in der Tabelle in der Startansicht aufgelistet. Um eine gespeicherte Analyse abzurufen, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Nutzen Sie das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite, um eine Analyse zu löschen.

Wenn Sie eine Analyse ohne zu speichern verlassen, gibt Ihnen ein Warndialog vor dem Schließen die Möglichkeit, Ihre Analyse oder Anpassungen zu speichern oder sie zu verwerfen:

Beachten Sie, dass Analysen im lokalen Speicher Ihres Browsers hinterlegt werden. Obwohl diese hier in der Regel auf unbestimmte Zeit erhalten bleiben, kann es vorkommen, dass der lokale Speicher zurückgesetzt wird, beispielsweise wenn Sie von Ihrem Browser gefragt werden, ob Sie temporäre Website- oder Cache-Dateien löschen möchten. Sollten Sie Analysen auf längere Zeit speichern wollen, notieren Sie sich zur Sicherheit den Teilen-Link, der im folgenden Abschnitt vorgestellt wird.

Herunterladen, Drucken und Teilen

Um eine erstellte Analyse zu verbreiten oder weiterzuverarbeiten stehen Ihnen oben rechts neben dem Speichern-Button einige Funktionen zur Verfügung:

Diagramm herunterladen (A) – Nutzen Sie diesen Button, um das Diagramm als PNG-Bild oder PDF-Dokument herunterzuladen.

Diagramm drucken (B) – Klicken Sie hier, um einen Druckauftrag für das Diagramm zu starten.

Analyse teilen (C) – Öffnen Sie über diesen Button ein Popup-Fenster, das Ihnen einen Link bzw. eine URL anzeigt. Wenn andere Personen der gleichen Organisationseinheit den Link öffnen, öffnet sich eine Analyse mit den gleichen Parametern.

Melden von Fehlern

Falls Ihnen bei der Nutzung des Dashboards Fehler auffallen, finden Sie in der linken unteren Ecke der Hauptansicht einen Button, mit dem Sie uns Fehler per E-Mail melden können: